Отдел делопроизводства и материально-технического обеспечения

Отдел делопроизводства и материально-технического обеспечения

Задачи

  • обеспечение ведения электронного документооборота и делопроизводства;
  • обеспечение в течение установленных сроков накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе деятельности Главного управления документов и передачу их в государственный архив;
  • обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;
  • хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обеспечение Главного управления и его структурных подразделений;
  • обеспечение правил и порядка хранения, движения товарно-материальных ценностей, нормы их расхода в соответствии с нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;
  • организация жесткого контроля за рациональным использованием топливно-энергетических и материальных ресурсов Главного управления;
  • организация работы, в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами, по содержанию в надлежащем состоянии зданий, гаражей находящихся в оперативном управлении Главного управления, в том числе прилегающих инженерно-коммуникационных сетей, немедленное устранение обнаруженных неисправностей, а также прилегающих территорий;
  • организация погрузочно-разгрузочных работ, оформление документов, необходимых для заключения договоров на перевозку и хранение грузов.

Функции

  • организует ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства;
  • организует работу по осуществлению приема, хранению, учету и использованию архивных документов и своевременную передачу документов в Национальный архивный фонд;
  • организует работу по приему, обработке и отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;
  • контролирует исправность оборудования лифтов, освещения, системы электро-, теплоснабжения, водоснабжения, вентиляции канализации и др.). и организовывает их ремонт в случае необходимости;
  • осуществляет своевременное проведение поверки счетчиков тепловой и электрической энергии, электрофизические измерения, кабельных сетей и контуров заземления;
  • осуществляет контроль за эксплуатацией систем пожаротушения, охранной сигнализации, средств связи;
  • контролирует использование топливно-энергетических ресурсов, в пределах установленных лимитов;
  • осуществляет учет по твердым коммунальным отходам производства в Главном управлении;
  • принимает участие в формировании прогнозных показателей по финансированию расходов республиканского бюджета на очередной финансовый год;
  • обеспечивает формирование годового плана государственных закупок с обоснованием включения в план товаров (работ, услуг) в соответствии с потребностью, требованиями и нормами законодательства;
  • изучает  конъюнктуру рынка с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке проведения государственных закупок товаров (работ, услуг), в том числе при строительстве объектов;
  • оформляет и обеспечивает проведение государственных закупок товаров (работ, услуг);
  • оформляет и обеспечивает проведение процедур закупок товаров (работ, услуг) при строительстве объектов;
  • принимает участие в разработке проектов хозяйственных договоров;
  • обеспечивает рациональное использование выделенных финансовых средств;
  • контролирует сроки и качество выполнения работ, по заключенным договорам;
  • обеспечивает своевременную доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, и контролирует количество, качество и комплектность;
  • оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета;
  • обеспечивает структурные подразделения Главного управления канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
  • принимает участие в разработке перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений Главного управления, систем электроснабжения, водоснабжения, отопления и прочих инженерных систем;
  • проводит работы по организации ремонта зданий, помещений Главного управления с привлечением сторонних организаций и физических лиц, контролирует сроки и принимает качество выполнения ремонтных работ;
  • организует и обеспечивает выполнение работ по благоустройству, озеленению и уборке территории Главного управления;
  • составляет заявки по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обеспечению Главного управления;
  • оформляет документы на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования;
  • обеспечивает транспортное обслуживание Главного управления;
  • организует прием и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки;
  • разрабатывает лимит на отпуск товароматериальных ценностей, бумаги, других расходных материалов и контролирует их использование;
  • организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;
  • обеспечивает сохранность мебели, хозяйственного инвентаря,  принимает меры по их восстановлению и ремонту в случаях их повреждения;
  • обеспечивает:
    • уборку и осуществляет контроль за чистотой и порядком в служебных помещениях, лестницах и коридорах, закрепленных за Главным управлением;
    • уборку и очистку от снега внутренних и внешних территорий;
    • содержание в чистоте и бесперебойную работу санузлов, умывальников;
  • отдел работает по плану, утвержденному в установленном порядке.

Версия для печати
210601, г. Витебск, ул. Ленина, 10а
Эл. почта: vitebsk@belstat.gov.by