Служба делопроизводства и материально-технического обеспечения

Задачи

• обеспечение структурных подразделений Главного управления, отделов статистики в районах и городах материальными ресурсами необходимыми для их нормальной работы;
• обеспечение сохранности государственной собственности в Главном управлении, организация надежного хранения материальных ценностей на складе Главного управления, контроль за их целевым использованием;
• обеспечение соблюдения правил и порядка хранения и движения товарно-материальных ценностей и нормы их расхода в соответствии с нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;
• организация погрузочно-разгрузочных работ, оформление документов, необходимых для заключения договоров на перевозку и хранение грузов;
• обеспечение ведения в Главном управлении электронного документооборота и делопроизводства (в том числе архивного) в соответствии с требованиями законодательства;
• подготовка, оформление, учет тиражирования, контроль исполнения, оперативного хранения, использование и подготовка к передаче в архив документов; 
• осуществление  контроля за использованием топливно-энергетических ресурсов в пределах установленных лимитов;
• осуществление учета по коммунальным отходам производства в Главном управлении, составление и предоставление в установленные сроки статистической отчетности по обращению с отходами производства;
• обеспечение выполнения мероприятий по подготовке зданий к работе в осенне-зимний период;
• организация и проведение государственных закупок в Главном управлении в соответствии с действующим законодательством. 

Функции

• обеспечивает структурные подразделения канцелярскими товарами, инвентарем и оборудованием;
• требует от всех работников Главного управления поддержания должного санитарно-гигиенического порядка;
• представляет своевременно в отдел финансов Главного управления первичные бухгалтерские документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством;
• принимает меры к усилению сохранности товарно-материальных ценностей, устранять обнаруженные недостатки в учете;
• организовывает и обеспечивает выполнение работ по благоустройству, озеленению и уборке территории Главного управления;
• организовывает работу по приему, обработке и отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;
• осуществляет ведение складского хозяйства, получение и выдачу материальных ценностей для работников Главного управления их учет и распределение;
• обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее содержание в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены подразделения Главного управления;
• обеспечивает соблюдение правил и порядка хранения, движения товарно-материальных ценностей, нормы их расхода в соответствии с нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;
• организовывает погрузочно-разгрузочные работы, оформление документов, необходимых для заключения договоров на перевозку и хранение грузов;
• обеспечивает выдачу бланков строгой отчётности, осуществлять контроль за использованием бланочной продукции, составлять ежемесячные отчёты по авансовой книжке, осуществлять контроль и списание материальных ценностей;
• разрабатывает лимит на отпуск товароматериальных ценностей, бумаги, других расходных материалов и контролировать их использование;
• контролирует соблюдение установленных правил работы с документами;
• осуществляет обработку и отправку исходящих документов, распределять входящую корреспонденцию по компетенции структурных подразделений Главного управления; 
• осуществляет прием, обработку и отправку документов посредством «Системы межведомственного документооборота»;
• осуществляет прием и отправку документов заказной почтой;
• осуществляет оформление документов для командирования работников (журнал регистрации убывающих в командировку, командировочные удостоверения, приказы), кроме командирования за границу и направления на обучение;
• выполняет своевременно и качественно работы на персональном компьютере и копировально-множительной технике для отделов Главного управления; 
• организовывает работу по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов и своевременную передачу документов в Национальный архивный фонд;
• выдает выписку из номенклатуры дел структурным подразделениям;
• составляет итоговую запись к номенклатуре дел;
• заверяет копии документов в случаях, установленных локальными нормативными правовыми актами;
• контролирует использование топливно-энергетических ресурсов, в пределах установленных лимитов;
• осуществляет учет по твердым коммунальным отходам производства в Главном управлении;
• проводит работы по организации ремонта зданий, помещений Главного управления с привлечением сторонних организаций и физических лиц, контролировать сроки и принимать выполнение ремонтных работ;
• обеспечивает транспортное обслуживание Главного управления;
• организовывает прием и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки;
• принимает участие в составлении проекта годового плана государственных закупок и его своевременным размещением с обоснованием включения в план товаров (работ, услуг) в соответствии с выделенным финансированием для Главного управления;
• осуществляет организацию и проведение государственных закупок товаров (работ, услуг), в т.ч. при строительстве;
• контролирует правильность оформления документов по проведению закупок;
• контролирует исправное состояние всего оборудования, принимать меры к своевременному его ремонту;
• организовывает работу службы с соблюдением правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;
• проводит, при необходимости, техническую учебу с персоналом;
• изучает конъюнктуру рынка с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке проведения государственных закупок товаров (работ, услуг), в том числе при строительстве объектов;
• обеспечивает рациональное использование выделенных финансовых средств;
• разрабатывает перспективные планы реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений управления, систем электроснабжения, водоснабжения, отопления и прочих инженерных систем;
• оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки и  приемки;
• контролирует сроки и качество выполнения работ, по заключенным договорам;
• обеспечивает своевременную доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, и контролировать количество, качество и комплектность;
• осуществляет по товарам (работам, услугам) поиск поставщиков товаров (работ, услуг), ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки и благоприятные условия поставок;
• осуществляет согласование с поставщиками технических характеристик и требований на заказываемые товары (работы, услуги);
• осуществляет в установленном законом порядке закупки товаров (работ и услуг), представлять необходимые документы (для работы конкурсной комиссии Главного управления) по закупке канцелярских и хозяйственных товаров (работ, услуг), мебели;
• принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов Главного управления;
• обеспечивает по решению конкурсной комиссии Главного управления, совместно с отделом организационно-кадровой и правовой работы, заключение договоров для обеспечения Главного управления необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами (работами, услугами), мебелью;
• обеспечивает доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками;
• подготавливает совместно с отделом организационно-кадровой и правовой работы, претензии при нарушении поставщиками договорных обязательств на поставку необходимых канцелярских и хозяйственных товаров (работ, услуг);
• оценивает условия действующих договоров для обеспечения необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами (работами, услугами), мебелью, на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками;
• производит расчет арендной платы и подготавливать техническую документацию для заключения (перезаключения) договоров аренды и безвозмездного пользования имуществом;
• обеспечивает применение единых стандартов в использовании информационных технологий и общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации;
• изучает и анализирует информацию, технические данные, показатели и результаты работы, обобщать и систематизировать их, проводить необходимые расчеты, используя современную электронно-вычислительную технику;
• составляет графики работ, заказы, заявки, инструкции, пояснительные записки, карты, схемы, другую техническую документацию, а также установленную отчетность по утвержденным формам и в определенные сроки;
• осуществляет экспертизу технической документации, надзор и контроль за состоянием и эксплуатацией оборудования;
• следит за соблюдением установленных требований, действующих норм, правил и стандартов;
• способствует развитию творческой инициативы, рационализации, изобретательства, внедрению достижений отечественной и зарубежной науки, техники, использованию передового опыта, обеспечивающих эффективную работу Главного управления;
• принимает необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывает первую помощь пострадавшему, принимает меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны;
• оказывает содействие и сотрудничает с нанимателем по вопросу обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщает о каждом случае производственного травматизма, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда;
• составляет дефектные акты, локальные сметы и представляет их на утверждение начальнику Главного управления по текущему ремонту помещений и административных зданий Главного управления, в т.ч. по капитальному ремонту при подготовке проекта бюджета на следующий календарный год;
• проводит работу по обеспечению работников Главного управления корпоративной мобильной связью;
• в установленном законодательством Республики Беларусь порядке рассматривает обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц по закрепленному участку работы;
• обеспечивает сохранность государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законодательством Республики Беларусь тайны, а также конфиденциальность информации, полученной при исполнении служебных обязанностей;
• своевременно представляет установленную государственную статистическую отчетность;
• дает разъяснения и оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений, отделам статистики в районах и городах по вопросам, входящим в компетенцию службы;
• выполняет иные поручения руководства Главного управления по вопросам, находящимся в компетенции службы;
• подготавливает и вносит в установленном порядке на рассмотрение коллегии Главного управления вопросы, входящие в компетенцию службы;
• в установленном порядке представляет интересы Главного управления в иных государственных органах при рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию службы.